La Empresa en Internet

LA EMPRESA EN INTERNET
La importancia de disponer de un espacio web.

Si usted es dueño o gerente de una pequeña empresa, y todavía no dispone de un sitio web, es posible que se haya formulado esta o similar pregunta, infinidad de veces: ¿Necesita mi empresa una página web? Pues bien, a través de este artículo voy a intentar exponer de manera clara y accesible las ventajas que supone para la pequeña empresa tener presencia en Internet a través de una página propia. También haré mención de las posibles ‘pegas’ o ‘problemas’, derivados de esta aparición en la Red.

En el desarrollo de mi actividad profesional como consultor de nuevas tecnologías, a lo largo de más de una década, me he encontrado con gran cantidad de pequeñas empresas que han descartado disponer de página web por considerar tal circunstancia totalmente prescindible. Ciertamente, esta posición va cambiando con el transcurso de los años y este tipo de empresas son cada día más partidarias de tener una presencia en Internet.

imgei1Toda empresa, sea grande o pequeña, sabe que la comunicación es un factor de vital importancia en el desarrollo de su actividad. Desde un pequeño restaurante hasta una gran multinacional, necesitan ampliar al máximo sus canales de comunicación y es ahí donde las nuevas tecnologías, y en concreto Internet, desarrollan un papel trascendental.

Imaginemos ese pequeño restaurante, que mediante su página web muestra el menú diario de cada semana. Imaginemos como la gente que trabaja en las oficinas y comercios de alrededor puede, mediante un simple click, saber cuales son los platos que podrán elegir hoy. Imaginemos que el pequeño establecimiento ofrece, a través de su página, la posibilidad de reservar mesa mediante un sencillo formulario. Y, convendremos que esa pequeñita empresa, por medio del sistema expuesto, goza de ventaja ante su competencia, conoce mejor los gustos de sus clientes y puede ofrecer un mejor servicio, al saber de antemano los platos que se pedirán.

Pensemos ahora en el consumidor. Este resulta cada vez más exigente. Quiere y está informado. Solicita atención personalizada y servicio postventa. Y para él la acción de compra no resulta un acto meramente mercantilista. Tampoco para la empresa moderna el proceso acaba en la venta del producto o en la prestación del servicio. La acción debe ir dirigida a conseguir la plena satisfacción del cliente.

imgei2Por medio de Internet podemos retroalimentarnos interactivamente y lograr de forma rápida y sencilla un feedback que nos permita conocer, desde el grado de satisfacción, hasta otras cuestiones más complejas sobre nuestros clientes.

Probablemente, sea ya consciente de los beneficios que aportará Internet a su empresa y se haya planteado la posibilidad de tener su propio espacio web. Aun así, va postergando la decisión por interrogantes tales como: beneficios, rentabilidad, eficacia, resultados, costes, mantenimiento, tiempo, seguridad, etc. Son preguntas que resultan muy comunes a la hora de tomar la decisión y voy a tratar de contestarlas a continuación.

¿Qué beneficio y rentabilidad ofrece una web?
Algunos de los beneficios que ofrece tener un sitio web han sido ya expuestos anteriormente. Pero además de lo dicho, actualmente, poseer página web se vuelve una cuestión de imperiosa necesidad para la empresa, por el simple hecho de estar a la altura de la competencia. Por tal motivo, la mera presencia en un medio de comunicación como Internet resulta un beneficio en si mismo, dada esa necesidad competitiva.

Respecto a su rentabilidad cabe decir, que en base a la inversión que hay que realizar y los beneficios obtenidos, aquella resulta ampliamente atractiva. Otro factor a tener en cuenta es el publicitario. Se puede aseverar que hoy día la publicidad en Internet es sumamente barata, tal vez la más barata y su grado de efectividad va en aumento. Si comparamos el coste por impacto en Internet con el de otros medios convencionales, la diferencia resulta abismal.

Además, la empresa puede, mediante su página web, mantener informados a todos sus clientes y demás personas interesadas, de forma rápida y sencilla, de cualquier novedad acerca de sus productos o servicios. Esta forma moderna de comunicación le ahorra a la empresa costes en cartas, folletos, sellos, etc.

¿Será eficaz? ¿Obtendré los resultados previstos?
Antes de contestar a estas preguntas debemos discernir cual es el objetivo que se pretende. No es lo mismo acometer un sitio meramente presencial con contenidos exclusivamente informativos, que una web con propósito de venta online o comercio electrónico. Me referiré al primer caso, ya que el segundo se escapa de la finalidad de este artículo.

Para que una web presencial sea eficaz ha de contener información relevante de la empresa, de los productos o servicios que se ofrecen, indicar quien es, que hace, donde se encuentra, etc. y, como no, disponer de un formulario de contacto que permita la comunicación instantánea de cualquier visitante. Además, y muy importante, la página debe estar actualizada.

Por desgracia este último punto se olvida con suma frecuencia y podemos ver infinidad de páginas, incluso de firmas importantes, que no han actualizado sus contenidos, dando una sensación de abandono, que repercute en desconfianza en el usuario.

Nuestra web es la carta de presentación de la empresa al visitante, es nuestro escaparate al exterior. Por ello, al igual que haríamos con el de una tienda tradicional, debemos cuidar al máximo todos sus detalles. No sólo el diseño, que también, sino la información y contenido audiovisual que mostramos en ella. Luego, es primordial mantener al día los contenidos, lo que supone renovarlos por lo menos una vez al año.

Otro punto a tener en cuenta es que nuestra web sea conocida. Sé de muchos casos en los que la existencia de la página web sólo era sabida por el autor y su cliente. Resulta penoso ver que el esfuerzo y el dinero empleado no han servido para nada.

imgei3Si tenemos presencia en Internet debemos comunicarlo al mayor número de personas. No es preciso que aparezcamos en las primeras posiciones de los buscadores, pero si debemos darla de alta en ellos y a la vez aprovechar los demás métodos tradicionales para dar a conocer nuestra dirección web, como por ejemplo cartas, albaranes, facturas, tarjetas de visita, etc.

Si creamos un sitio web agradable a la vista, amable a los buscadores, interesante en su información, con frecuentes actualizaciones y medianamente promocionado, seguro que nuestra página será eficaz y obtendremos resultados satisfactorios.

¿Cuál es el coste de una web?
Al igual que ocurre con otros productos, el importe a pagar por la creación de una web puede variar, y bastante, de unos profesionales a otros. Hasta cierto punto esto es comprensible, ya que hay un factor importante, como es el diseño, que resulta difícil valorar de forma genérica. Este apartado tiene un componente artístico al que, como en toda obra de dicha categoría, resulta complicado poner precio de antemano.

También es importante subrayar, que a la hora de crear una web de empresa es conveniente conocer a fondo las características de la misma, ya que si no resulta complicado resaltar las peculiaridades y efectos diferenciales de la empresa. No es extraño ver que diferentes empresas, con actividad parecida, poseen páginas con diseño y estructura idéntica, fruto de un trabajo estándar, que no identifica las singularidades y diversidad del negocio.

imgei4Conviene tener en cuenta este punto y valorar la conveniencia de hacer un ‘traje a medida’ en vez de comprarlo de ‘confección’. A veces es preferible pagar un poco más, y que tal esfuerzo plasme adecuadamente nuestra imagen, diferenciándola sustantivamente de la competencia.

Dicho lo anterior y a modo orientativo, el precio normal para una web presencial, de 4 ó 5 páginas, incluido formulario de contacto y 5 ó 6 imágenes, en formato estándar, puede rondar los 300 €. En todo caso, si conocemos el tiempo –en horas- que se empleará en la creación y diseño del trabajo, tendremos un elemento importante de juicio, que nos puede ayudar en la decisión.

¿Que más gastos se originan?
Después, o incluso antes, de haber creado nuestra página web, debemos llevar a cabo dos acciones imprescindibles, a saber: el registro de dominio y el alojamiento o hosting de la web.

El primero de ellos representa algo similar a la partida de nacimiento, esto es, se trata de registrar de forma oficial el nombre que vamos a dar a nuestra web y que servirá como identificación para localizarnos dentro de Internet. Antes de continuar, conviene indicar que junto al nombre que elijamos debemos seleccionar el tipo de dominio. Actualmente los tipos de dominio son varios y abarcan desde el famoso .com, los menos conocidos .net, .org, .info, .name, .biz, .eu y por supuesto los territoriales que identifican el país –.es en el caso de España-

imgei5Este registro se lleva a cabo a través de agentes registradores, nombrados por la www.icann.org -Internet Corporation for Assigned Names and Numbers- para los tipos .com, .net. org. etc. y el www.dominios.es/ los .es-, aunque la mayoría de empresas de hosting también suelen realizarlo. En el caso que nos ocupa recomiendo el .com y .es, para el supuesto español. El coste del registro es relativamente bajo –aprox. 15 €/año.- y se contrata por periodos anuales, por lo que una vez finalizado el tiempo convenido, se debe proceder a su renovación. Su funcionamiento es similar al registro de marcas y patentes.

Respecto al segundo, el alojamiento o mejor dicho, el servidor donde alojaremos los archivos, imágenes y otros, que conforman nuestra página web, nos encontraremos con una amplia variedad de precios. Este importe se corresponde con el alquiler que nos cobra la empresa de alojamiento por el uso del servidor y otros servicios añadidos, como mantenimiento del equipo, licencias de programas, cuentas de correo, espacio de disco, ancho de banda y trasferencia de datos, entre otros. Cuanto mayor sean las prestaciones que necesitemos, mayor será el precio a pagar. Los precios de hosting, y en especial los compartidos, han descendido considerablemente en los últimos años y actualmente es posible encontrar un alojamiento compartido de garantía por debajo de los 30 € anuales.

Estas son, bajo mi punto de vista, las características mínimas que debe tener un hosting compartido, para alojar unaweb presencial de empresa:

  • Espacio en disco > 100 MB.
  • Cuentas de correo > 5
  • Transferencia mensual de datos > 5 GB.
  • Sistema operativo Linux con PHP
  • Soporte técnico 24/7
  • Panel de control en español

Precauciones a tener en cuenta
Tal como indico al comienzo, no quisiera acabar este artículo sin hacer mención a las ‘pegas’ o pequeñas dificultades con las que se puede tropezar la persona profana en la materia.

imgei6Antes de ordenar el diseño de su web, compare las alternativas y desconfíe de trabajos realizados a distancia, salvo el caso de diseños estándar en los que se paga una vez finalizada por completo la web. Procure, en la medida de lo posible, recurrir a empresas de su zona de influencia y solicite la presencia física de algún responsable.

Probablemente el precio a pagar sea mayor, pero la seguridad bien lo vale. Exija una garantía mínima del trabajo realizado. Nunca se sabe cuando, ni como surgen los problemas.

Contemple la posibilidad de que le incluyan un par de actualizaciones gratuitas y negocie el precio de los futuros cambios y actualizaciones. Si recurre a modelos estándar, intente tener a su lado alguien que sea capaz de realizar los cambios mínimos necesarios. Recuerde que carece de sentido tener una página sin actualizar.

Compruebe que el dominio que paga se lo registran a su nombre. No sería la primera vez que se paga por un dominio a nombre de otro. Lleve un control de su caducidad. Aunque los agentes registradores suelen avisar para la renovación, no está de más que controle este aspecto.

La mayoría de veces, quien se responsabiliza de la creación y diseño de la web suele encargarse también de su alojamiento e incluso del registro de dominio. Si fuese el caso, solicite que le separe cada una de las partidas, para determinar mejor los precios de cada apartado y conocer que empresa, llegado el caso, se responsabilizará de cada asunto. Es muy importante dejar claro el grado de competencia en cada uno de los apartados, con el fin de evitar posibles conflictos más adelante. Usted debe conocer siempre, quien es la empresa responsable del alojamiento, ya que debe ser esta quien solucione los problemas futuros que puedan surgir.

Por último, es importante que tenga copia actualizada de los archivos y demás ficheros que suba al servidor. Piense que el equipo donde se alojan puede sufrir cualquier tipo de daño y en consecuencia perder toda o parte de la información. Previendo esto, las empresas de alojamiento suelen hacer copias de seguridad, pero la experiencia me ha demostrado que no está demás poseer copia de todo lo que se sube.

Espero que el presente artículo, que he tratado de hacer comprensible a la mayoría, resulte de interés para todos aquellos que aún no se han animado a tener presencia en la Red. Esta por lo menos ha sido mi intención.

© Teo. M. García
Diplomado en CC Empresariales
Consultor y asesor de empresas
Implantación de nuevas tecnologias para pymes
Experto en selección de RRHH
En exclusiva para Comserpro – Noviembre 2010
Todos los derechos reservados – Prohibida su reproducción.
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